Import & Export Administrative Support

Import & Export Administrative Support

Major Tasks

Propósito principal

Responsable de brindar soporte administrativo, operativo y de gestión de proveedores para el área de Importación y Exportación NORLA de Bayer Crop Science, asegurando la continuidad de los servicios relacionados con comercio exterior y logística internacional.

Esta posición tendrá contacto principal con proveedores externos como agentes aduanales, freight forwarders, navieras, transportistas, certificadoras, laboratorios y otros prestadores de servicios, así como con clientes internos clave como Cuentas por Pagar, Impuestos, Compliance, Finanzas, Procurement y áreas usuarias.

Su propósito es asegurar:

• el procesamiento oportuno de facturas,
• la generación de reportes,
• el inicio y seguimiento de contratos,
• la solicitud y negociación de cotizaciones,
• el monitoreo de SLA’s,
• y la comunicación oportuna de fechas críticas,

para contribuir a operaciones eficientes, cumplidas y alineadas con los estándares de Bayer.

Relaciones clave de trabajo

Internas

• Import & Export NORLA
• Cuentas por Pagar
• Impuestos
• Compliance
• Finanzas
• Procurement
• Legal
• ITCC
• Logística & Distribución
• Áreas usuarias de Crop Science

Relación cercana con equipos regionales y locales para el seguimiento de:

• pagos,
• contratos,
• reportes,
• indicadores,
• documentación de proveedores,
• controles internos,
• y requerimientos administrativos asociados a las operaciones de comercio exterior.

Externas

• Agentes aduanales
• Freight forwarders
• Transportistas nacionales e internacionales
• Certificadoras
• Laboratorios
• Navieras
• Aerolíneas
• Terminales
• Almacenes
• Proveedores logísticos
• Otros terceros relacionados con comercio exterior y logística internacional

Alcance

Alcance regional NORLA, con foco en el soporte administrativo de operaciones de importación y exportación para Crop Science, incluyendo:

• Crop Protection
• Semillas
• Muestras
• Materiales especiales
• Otros flujos operativos que requieran servicios de comercio exterior y logística internacional

Tareas y responsabilidades clave

1. Gestión y seguimiento del procesamiento y pago de facturas

Gestionar y dar seguimiento oportuno al procesamiento y pago de facturas de proveedores relacionados con comercio exterior y logística internacional.

Responsabilidades:

• Recibir, revisar y canalizar facturas de agentes aduanales, forwarders, transportistas, certificadoras, laboratorios y otros proveedores, asegurando que cuenten con el soporte documental requerido para su procesamiento.
• Dar seguimiento con Cuentas por Pagar, usuarios internos y proveedores para asegurar el registro, aprobación y pago oportuno de facturas, evitando bloqueos de servicio, cargos adicionales o interrupciones operativas.
• Mantener control del estatus de pagos, notas de crédito, órdenes de compra, provisiones, vencimientos y aclaraciones con proveedores, asegurando trazabilidad y cumplimiento de los tiempos internos.

2. Administración de reportes, análisis e información clave

Administrar reportes, análisis e información relevante para la toma de decisiones del área de Import & Export NORLA.

Responsabilidades:

• Generar reportes periódicos de:
  • facturación,
  • pagos,
  • gastos,
  • provisiones,
  • vencimientos,
  • desempeño de proveedores,
  • cumplimiento de SLA’s,
  • contratos vigentes,
  • y oportunidades de mejora.
• Preparar análisis administrativos y operativos que permitan identificar:
  • desviaciones,
  • riesgos,
  • ahorros potenciales,
  • necesidades de negociación,
  • variaciones de tarifa,
  • y oportunidades de eficiencia en el servicio.